Wie beantwortet ein Betrieb Anfragen in unter fünf Minuten, ohne Personal zu binden?

Kurz gesagt: Eine automatisierte WhatsApp-Qualifizierung stellt vier bis sechs Fragen, berechnet daraus eine A-, B- oder C-Einstufung und meldet A-Leads sofort an einen zuständigen Mitarbeiter, mit dem Ziel eines Rückrufs innerhalb von 15 Minuten. Sobald Beratung, Technik, Preis oder Unsicherheit ins Spiel kommen, übernimmt ein Mensch.

Der Ablauf im Konzept

Trigger ist eine Anfrage über eine Google-Ads-Landingpage oder eine Click-to-WhatsApp-Anzeige. Das CRM legt den Kontakt an, speichert Kanal, Kampagne und Zeitpunkt, verschickt eine automatische Erstnachricht mit wenigen kurzen Fragen und berechnet danach den Leadstatus in den Kategorien A, B oder C.

Was die drei Kategorien bedeuten

A-Leads liegen in der Kernregion, haben Eigentümerstatus und passenden Bedarf im Zeitraum von null bis sechs Monaten. Sie lösen eine sofortige Benachrichtigung mit Kurzbriefing aus, Ziel ist ein Rückruf in 15 Minuten während der Geschäftszeiten. B-Leads sind grundsätzlich passend, brauchen aber noch Beratung oder Zeit, sie erhalten einen Terminlink oder eine Rückruffrage. C-Leads liegen außerhalb der Region oder Zielgruppe und bekommen eine freundliche Erklärung ohne aggressives Nachfassen. Bleibt ein A-Lead nach 15 Minuten unbearbeitet, eskaliert das System an eine zweite verantwortliche Person.

Wo die Grenze zur Automatisierung liegt

Ein Bot nimmt Informationen auf, setzt Erwartungen und routet richtig, mehr nicht. Sobald Beratung, Technik, Preis oder eine emotionale Unsicherheit beginnt, übernimmt ein Mensch. Für einen Erstkontakt reichen meist vier bis sechs entscheidungsrelevante Fragen, mehr Fragen verschlechtern laut Konzept die Abschlussrate.

Was rechtlich vorausgesetzt ist

Kontaktiert werden darf nur, wer seine Telefonnummer angegeben und einer nicht vorangekreuzten WhatsApp-Einwilligung zugestimmt hat. Wortlaut, Zeitpunkt und Quelle der Einwilligung werden dokumentiert, ein Opt-out-Weg wie STOP muss vorhanden sein, und es läuft ausschließlich über die offizielle WhatsApp Business Platform.