Welche Fristen gelten bei der E-Rechnung im Handwerk, und was sollte jetzt schon automatisiert sein?

Kurz gesagt: Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen, auch für kleine Handwerksbetriebe ohne eigene Buchhaltungsabteilung. Die Versandpflicht kommt dagegen gestaffelt: ab 2027 für Betriebe mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2028 dann verbindlich für alle B2B-Umsätze, unabhängig von der Betriebsgröße.

Die drei Stufen im Überblick

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht bereits für alle Unternehmen, das heißt konkret: Jeder Betrieb muss in der Lage sein, eine eingehende E-Rechnung technisch entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Ab dem 1. Januar 2027 müssen zusätzlich Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen im B2B-Geschäft aktiv versenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann ausnahmslos für alle B2B-Umsätze, unabhängig von der Umsatzgröße des jeweiligen Betriebs.

Wen es im Handwerk konkret betrifft

Rechnungen an Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht grundsätzlich nicht betroffen, weder heute noch nach aktuellem Stand künftig, hier bleibt die klassische Rechnung per Post oder PDF weiterhin zulässig. Rechnungen an Unternehmen dagegen, etwa an Bauträger, andere Gewerbebetriebe oder Firmenkunden, unterliegen der Empfangspflicht bereits seit 2025 und ab 2027 beziehungsweise spätestens 2028 zusätzlich der aktiven Versandpflicht.

Welche Formate zulässig sind

Als zulässige Formate gelten XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0, ausdrücklich nicht mehr die ältere Version 1.1, da beide aktuellen Formate die europäische Norm EN 16931 erfüllen. Eine reine PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt die rechtliche Definition einer E-Rechnung damit nicht mehr, auch wenn sie inhaltlich alle notwendigen Angaben enthält, das strukturierte Datenformat ist entscheidend, nicht nur die Lesbarkeit für Menschen.

Was bei Kleinbetragsrechnungen gilt

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für bestimmte weitere Ausnahmefälle bestehen nach aktuellem Stand Erleichterungen von der strengen Formatpflicht, das sollte im Einzelfall mit der eigenen Steuerberatung geklärt werden, weil sich Detailregelungen im Zuge der Umsetzung noch anpassen können.

Was das für Ihren Betrieb heißt

Auch wenn die aktive Versandpflicht für kleinere Betriebe erst 2028 verpflichtend wird, lohnt es sich, die Kette von Angebot über Auftragsbestätigung bis zur fertigen Rechnung schon jetzt so aufzubauen, dass sich ein E-Rechnungsformat mit wenig zusätzlichem Aufwand erzeugen lässt. Wer das mit einer ohnehin geplanten Digitalisierung der Angebots- und Rechnungskette verbindet, muss 2027 oder 2028 nicht unter Zeitdruck kurzfristig umstellen, sondern hat die technische Grundlage bereits geschaffen. Viele gängige Handwerkersoftware-Lösungen bieten den XRechnung- oder ZUGFeRD-Export inzwischen als Funktion an, ein guter Zeitpunkt, das jetzt schon zu testen, statt erst kurz vor der jeweiligen Frist.

Quellen

e-rechnungen.org, E-Rechnungspflicht Fristen, Stand August 2026 · rickert.law, E-Rechnungspflicht B2B, Stand August 2026 · das-programm.io, E-Rechnungspflicht Handwerksbetriebe, Stand August 2026